為規(guī)范北京華軟科技發(fā)展基金會（以下簡稱基金會）檔案管理，增強基金會檔案的實用性和有效性，妥善保管檔案和印章，結(jié)合基金會實際，特制定本制度。
第一章 檔案管理
一、檔案歸檔范圍
基金會的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、立項建議書、項目活動通知等具有保存價值的文件或文書資料（包括電子文書）及相關(guān)影像資料。
二、基金會的檔案管理
（一）基金會的文書檔案管理由辦公室負(fù)責(zé)并指定專人管理。
（二）基金會的財務(wù)檔案由財務(wù)部指定專人管理。
三、資料的收集與整理
（一）按照檔案歸檔范圍，各部門承辦人應(yīng)及時送交檔案管理人員集中統(tǒng)一管理。
（二）檔案管理人員要及時將基金會各種門類和載體的文件、材料收集齊全，并按照相關(guān)規(guī)定及時歸檔和整理。
（三）按照民政部檔案館的有關(guān)要求，設(shè)置檔案目錄及其他檢索工具，并保證檔案裝具統(tǒng)一，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
（四）凡秘密以上的文件必須放置辦公室檔案專柜。
（五）基金會應(yīng)確保檔案裝具及保存檔案設(shè)施的充足、檔案庫房面積的充足。
四、檔案的借閱
（一）理事長、副理事長、秘書長借閱檔案可直接通過辦公室辦理借閱手續(xù)。
（二）因工作需要，基金會的其他人員需借閱檔案時，需提交檔案借閱申請，由秘書長審批，辦理檔案借閱手續(xù)。
（三）檔案借閱者必須做到：愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
第三章 附則
（一）本辦法由北京華軟科技發(fā)展基金會負(fù)責(zé)解釋與修訂。
（二）本辦法自頒布之日起實施。
北京華軟科技發(fā)展基金會
2020年1月